Deviz, comanda de lucru sau factura? Ce document folosesti in service si cand

Multe service-uri folosesc un singur document pentru tot: un "deviz" scris la intrare, modificat pe parcurs si predat clientului la plata in locul facturii. Functioneaza pana la prima reclamatie, primul control sau primul client firma care are nevoie de documente corecte in contabilitate. Iata ce rol are fiecare document si in ce ordine le folosesti.

Devizul (deviz estimativ)

Cand: inainte de a incepe lucrarea, dupa constatare.
Rol: estimarea costurilor (manopera + piese) pe care clientul o accepta sau nu. Nu este document contabil, deci poate fi modificat de cate ori este nevoie, cu acordul clientului.
Ce contine: vezi articolul ce trebuie sa contina un deviz de service auto.

Comanda de lucru (ordin de reparatie)

Cand: in momentul in care clientul accepta devizul si lasa masina.
Rol: este contractul dintre service si client. Legea protectiei consumatorului si normele RAR cer ca lucrarile sa fie executate pe baza unei comenzi acceptate de client. Comanda de lucru consemneaza:

• datele masinii, kilometrajul si nivelul de combustibil la intrare;
• starea masinii la predare (zgarieturi, lipsuri, obiecte lasate in masina);
• lucrarile comandate si termenul;
• acordul clientului pentru lucrari suplimentare (telefonic sau in scris);
• semnaturile ambelor parti.

Comanda de lucru este documentul la care te intorci cand clientul spune ca "zgarietura nu era acolo" sau ca "nu a cerut schimbarea discurilor".

Procesul verbal de receptie / predare

Cand: la ridicarea masinii.
Rol: clientul confirma ca a primit masina, lucrarile au fost executate si a primit piesele inlocuite daca le-a cerut. Multe service-uri il tiparesc pe verso-ul comenzii de lucru sau il includ in deviz, ceea ce este acceptabil daca are semnatura clientului la predare.

Factura (sau bonul fiscal)

Cand: la plata.
Rol: singurul document contabil. Pentru persoane fizice care platesc cu numerar sau card este obligatoriu bonul fiscal; factura se emite la cerere. Pentru persoane juridice se emite factura, care din 2024 se transmite obligatoriu in sistemul e-Factura (SPV) in termen de 5 zile lucratoare. Factura trebuie sa reflecte exact devizul final acceptat: aceleasi operatii, aceleasi piese, aceleasi preturi.

Fluxul corect, pe scurt

De ce conteaza sa le separi

1. Protectie legala. La o reclamatie ANPC sau RAR, comanda de lucru semnata este dovada acordului clientului.
2. Contabilitate curata. Factura se emite din devizul final, nu se rescrie. Nu mai apar diferente intre ce a platit clientul si ce a intrat in contabilitate.
3. Istoric. Fiecare masina are o lista de comenzi de lucru. La urmatoarea vizita stii exact ce s-a facut, cu ce piese si cand expira garantia.

Cum se face fara hartii in plus

Ideea de a tipari patru documente pentru o schimbare de placute sperie pe oricine. Solutia este un program in care documentele deriva unul din altul. In MoniToro deschizi devizul, il transformi in comanda de lucru cu un click (clientul semneaza pe tableta sau pe telefon), adaugi lucrarile suplimentare pe parcurs, iar la final emiti factura sau bonul fiscal direct din comanda. Factura pleaca automat in e-Factura, iar tot istoricul ramane legat de masina. Patru documente, o singura introducere de date.