Ce trebuie sa contina un deviz de service auto (model complet, explicat pe puncte)

Devizul este primul document pe care il vede clientul si, de cele mai multe ori, cel pe baza caruia decide daca lasa masina la tine sau pleaca la service-ul de alaturi. Un deviz incomplet sau scris in graba inseamna discutii la plata, piese neincasate si manopera uitata. Mai jos ai lista completa a ceea ce trebuie sa apara pe un deviz de service auto si cateva reguli simple care te scutesc de probleme.

1. Datele service-ului

Denumirea firmei, CUI, numarul de inregistrare la Registrul Comertului, adresa punctului de lucru, telefon si email. Daca ai autorizatie RAR, trec si numarul ei: pentru multi clienti este un semn de seriozitate. Aceste date apar automat pe antet, deci nu ai de ce sa le scrii de mana de fiecare data.

2. Datele clientului

Nume si prenume sau denumirea firmei, telefon, iar pentru firme CUI si adresa. Telefonul este esential: fara el nu poti suna cand apare o piesa in plus de schimbat sau cand masina este gata. La persoanele juridice, devizul va deveni factura, deci datele trebuie sa fie complete de la inceput.

3. Datele masinii

• numar de inmatriculare;
• marca, model, an de fabricatie, motorizare;
• serie sasiu (VIN), obligatorie pentru comanda corecta a pieselor;
• kilometraj la intrare in service, cu rol de dovada in cazul unei reclamatii.

Un program de service auto bun completeaza toate aceste campuri singur, din istoricul masinii, dupa ce tastezi numarul de inmatriculare.

4. Constatarea si lucrarile cerute

Scrie pe scurt ce a reclamat clientul (de exemplu: zgomot la franare fata) si ce ai constatat la verificare (placute fata uzate 90%, discuri sub cota minima). Cand lucrarile executate corespund constatarii scrise, nu mai exista discutii de genul "eu nu am cerut asta".

5. Manopera, pe operatii

Fiecare operatie pe un rand separat, cu timp normat (ore sau zecimi de ora) si pret pe ora sau pret fix. Evita randul unic "manopera - 500 lei": clientul nu intelege de unde vine suma, iar tu nu stii dupa trei luni ce ai facut la masina aceea. Daca lucrezi cu norme de timp pe modele de masini, noteaza si norma folosita.

6. Piesele si materialele

Materialele consumabile (lichid de frana, solutie de curatat, garnituri marunte) se trec si ele, chiar daca la o valoare mica. Adunate pe o luna, ele reprezinta o suma pe care altfel o pierzi.

7. Totaluri si TVA

Total manopera, total piese, total fara TVA, TVA si total de plata. Daca ai cote diferite de TVA sau clientul este o firma cu taxare inversa, defalcarea trebuie sa fie vizibila. Devizul trebuie sa arate exact ca viitoarea factura, ca sa nu existe diferente la plata.

8. Termen de executie si valabilitate

Data estimata la care masina este gata si cat timp este valabil pretul din deviz (pretul pieselor se schimba). Daca termenul se prelungeste pentru ca o piesa intarzie, noteaza si anunta clientul.

9. Garantia

Perioada de garantie pentru manopera si pentru piesele montate, plus conditiile (de exemplu: garantia nu se aplica pieselor aduse de client). Doua randuri scrise pe deviz te scutesc de o discutie lunga peste sase luni.

10. Semnaturi

Semnatura reprezentantului service-ului si a clientului, cu mentiunea "am luat la cunostinta si sunt de acord cu lucrarile si costurile estimate". Devizul semnat este acordul clientului. Fara el, in caz de litigiu, cuvantul tau este impotriva cuvantului lui.

Greselile cele mai frecvente

1. Devizul se face din memorie, la final. Se uita operatii si materiale. Devizul se deschide la intrarea masinii si se completeaza pe parcurs.
2. Pretul pieselor se trece din cap. Fara o legatura cu stocul sau cu factura furnizorului, adaosul dispare.
3. Nu exista istoric. Clientul revine dupa un an si nimeni nu stie ce s-a facut la masina.
4. Devizul si factura difera. Se rescrie totul de mana in programul de facturare si apar erori.

Cum arata acest proces intr-un program de service auto

In MoniToro devizul se deschide din numarul de inmatriculare: datele masinii si ale clientului se completeaza singure din istoric, operatiile de manopera se aleg dintr-o lista cu preturile tale, piesele vin din stoc cu pretul de vanzare calculat, iar TVA-ul si totalurile se calculeaza automat. Devizul se transforma in comanda de lucru si apoi in factura (cu trimitere in e-Factura) cu un singur click, fara sa rescrii nimic. Clientul primeste devizul pe email sau SMS si poate semna direct de pe telefon.