e-Factura pentru service auto: ghid practic, termene si greseli de evitat

Sistemul RO e-Factura a schimbat felul in care un service auto emite facturile. Nu mai este suficient sa tiparesti factura si sa o dai clientului: ea trebuie transmisa in format electronic (XML) catre ANAF, in Spatiul Privat Virtual (SPV), iar factura considerata valabila este cea din SPV, nu hartia. Iata ce trebuie sa stii, fara limbaj juridic.

Cine este obligat

• Facturi catre firme (B2B): obligatoriu din 1 ianuarie 2024 pentru toate firmele din Romania, indiferent de marime sau daca sunt platitoare de TVA.
• Facturi catre persoane fizice (B2C): obligatoriu din 1 ianuarie 2025.
• Bonurile fiscale nu se transmit in e-Factura. Daca persoana fizica plateste cu bon fiscal si nu cere factura, nu ai nimic de transmis.

Termenul: 5 zile lucratoare

Factura trebuie incarcata in SPV in maximum 5 zile lucratoare de la data emiterii. Pentru un service care emite 10-20 de facturi pe zi, trimiterea manuala (export XML, incarcare pe site-ul ANAF, verificare raspuns) nu este realista. Trimiterea trebuie sa fie automata, din programul in care faci factura.

Ce trebuie sa contina factura pentru a fi acceptata

XML-ul este validat de ANAF dupa reguli stricte. Erorile cele mai frecvente la service-uri:

1. CUI-ul clientului gresit sau lipsa. Pentru firme, CUI-ul trebuie sa fie valid. Verificarea in baza ANAF la introducerea clientului rezolva problema.
2. Adresa incompleta. Judetul si localitatea trebuie sa fie codificate corect (de exemplu, pentru Bucuresti sectorul este obligatoriu).
3. Cote de TVA amestecate gresit. Fiecare linie are cota ei, iar totalurile pe cota trebuie sa se inchida la ban.
4. Unitati de masura necodificate. "buc", "ora", "litru" trebuie trimise cu codurile standard (H87, HUR, LTR).
5. Factura catre persoana fizica fara CNP sau cu CNP fals. Daca clientul nu da CNP-ul, se foloseste un cod de 13 zerouri, conform normelor.

Ce faci cand factura este respinsa

ANAF raspunde cu o lista de erori. Factura respinsa nu exista in SPV, deci se corecteaza si se retrimite (nu se storneaza). Daca factura a fost deja acceptata si descoperi o greseala, singura cale este stornarea si emiterea unei facturi noi, ambele transmise in e-Factura.

Facturile primite de la furnizori

e-Factura merge in ambele sensuri: facturile de piese de la furnizori ajung si ele in SPV-ul tau. Un program bun le descarca automat si le transforma in NIR, astfel incat piesele intra in stoc fara sa le tastezi. Pentru un service care primeste zilnic facturi de la 3-4 furnizori de piese, aceasta este cea mai mare economie de timp adusa de e-Factura.

Amenzi

Netransmiterea in termen se sanctioneaza cu amenzi de la 1.000 la 10.000 lei, in functie de marimea firmei. In plus, pentru facturile B2B primite in afara sistemului, cumparatorul risca o amenda egala cu 15% din valoarea facturii. Clientii firma vor refuza, pe buna dreptate, facturile care nu vin prin SPV.

Lista de verificare pentru service

• Programul de facturare trimite automat in e-Factura si arata statusul fiecarei facturi.
• Clientii firma sunt verificati dupa CUI in baza ANAF la introducere.
• Judet/localitate codificate corect pentru toti clientii.
• Facturile de la furnizori se descarca din SPV si devin NIR.
• Exista un raport cu facturile netransmise sau respinse, verificat zilnic.

Cum functioneaza in MoniToro

In MoniToro factura emisa din deviz sau din comanda de lucru pleaca automat in e-Factura, iar statusul (trimisa, acceptata, respinsa si motivul) apare direct pe lista de facturi. CUI-ul clientilor se verifica in ANAF la introducere, cotele de TVA si unitatile de masura sunt codificate corect, iar facturile de la furnizori se descarca din SPV si se transforma in NIR cu piesele direct in stoc. Trimiterea in e-Factura este inclusa in abonament, fara cost pe document.